Wouter Kop

De afgelopen jaren ben ik in het hoger beroepsonderwijs werkzaam. Een fantastische en leerzame werkplek, ik noem het geregeld ‘de beste baan’. Toch komt er ook veel werk op je af in deze rol, zeker als je – zoals ik normaal werk – ook verbeteringen ontdekt en oppakt. Daarnaast komen er, logischerwijs, steeds meer verantwoordelijkheden en coördinatie taken bij. Deze taken zijn moeilijker te kwantificeren en kosten relatief gezien veel tijd.

Ik bevind me nu dus in deze fase en merkte afgelopen maanden dat er steeds meer werk op mij afkomt. De meeste van deze taken vind ik super leuk, wat het nog moeilijker maakt. (Het aangeven van voorkeursvakken om te geven voelt voor mij ook altijd alsof ik in een snoepwinkel sta…)

Misschien zou je dan zeggen, gemakkelijk… gewoon vaker ‘Nee’ zeggen. Nou, dat is niet zo makkelijk. Zeker niet omdat bijna alles zo leuk is om te doen. Maar ook… waartegen ‘Nee’ zeggen? Ik merkte dat ik steeds meer druk en stress ervaarde.

Productiviteit en Tijdsmanagement

Kortom ik merkte de afgelopen tijd dat het tijd was om mijn productiviteit en tijdsmanagement te updaten. De werkwijze die eerder werkte, gaf niet langer de juiste antwoorden. Daarom ben ik gaan zoeken naar TED talks over stress en kwam deze prachtige tegen van Darria Long, arts op eerste hulp.

https://www.ted.com/talks/darria_long_an_er_doctor_on_triaging_your_crazy_busy_life

De kern van de boodschap was (voor mij) het toepassen van ‘Relentless Triage‘. Oftewel meedogenloze selectie of sortering van taken die opkomen. Maar op welke manier kan ik de taken die binnenkomen dan selecteren en / of sorteren? Soms zijn er van die momenten, zoals Diarra Long ook benoemd, dat het voelt alsof alles nu moet.

Presidentieel selecteren

Hier ben ik verder naar de theorie gaan kijken. Wat is er geschreven over- en welke modellen worden nu veel gebruikt triage in taken. Nu kom je enorm veel waardevols tegen op deze vragen, maar om de focus naar de vondst voor dit moment te leiden: Het presidentiële model, de Eisenhower matrix.

Deze matrix is ontworpen door 34e president van de VS D. Eisenhower, wie in zijn tijd als president ook verantwoordelijk was als opperbevelhebber tijdens de tweede wereldoorlog en later NAVO. Je kan je voorstellen dat er regelmatig veel over zijn bureau ging (kleine understatement).

In deze drukte vond hij tijd om al deze zaken ook nog op meta-niveau te beschouwen en ontdekte dat er een verschil was tussen urgentie (Moet dit vandaag gebeuren of kan het ook later? Hoe zwaar zijn de consequenties als dit vandaag niet afgerond is?) en belangrijk (Is het belangrijk dat ik dit doe? Belangrijk voor mij of voor mijn functie).

Adoptie in werkwijze

Maar nu? Ik heb mijn uitgangspunt (relentless triage), ik heb mijn model voor selectie. Maar hoe nu om te gaan met al die rondvliegende taken?

Gelukkig ving ik altijd al vrij goed wat er vloog uit de lucht en kon ik het structureren in mappen voor mijn mail en ‘projecten’ voor mijn takenlijst. (Toevallig genoeg heeft de app die ik daarvoor gebruik, Todoist ook een artikel over deze matrix geschreven)

Dus tijd om de ‘prioriteiten’ functie in Todoist maar eens een keer te gaan gebruiken:

Resultaat

Hoewel het voelt als een boel werk om dit in mijn eigen takenlijstje toe te voegen, denk ik dat dit na verloop van tijd een groter onderdeel van mijn denkproces rondom taken gaat zijn. Want waar ik natuurlijk redelijk controleer wat ik op mijn takenlijst zet (natuurlijk niet helemaal vrije keuze), is het bij mail een heel ander verhaal. Bij het binnenkomen van die 100 mails, is het fijn als ik met dit systeem direct kan screenen waar ik wat mee moet doen, nu of later, en waarmee eigenlijk niet.

Focus op wat belangrijk is…