Wouter Kop

Dit weekend (18, 19 en 20 juni) landt de Volvo Ocean Race bij ons in de achtertuin. Na het vertrek van de vloot uit Lorient in Frankrijk is de verwachting dat de schepen vandaag aankomen om na een goed walfeestje zondag weer uit te varen richting Gothenburg in Zweden. Uiteraard hebben wij als Nederlandersch ondernemend volk grootse festiviteiten met diverse economische verrijkingen hieromheen gebouwd en worden er meerdere ondernemers wijzer van deze tussenstop.

Maar we kunnen op meerdere fronten van deze zeilers leren. Hieronder 8 lessen die wij als bedrijfsleven kunnen leren van de VOR teams.

1 Bouw een team van mensen complementair aan elkaar

Wat een team ook wilt bereiken, het begint en eindigt met mensen. Mensen die gemotiveerd zijn, mensen die een doel hebben en mensen die resultaten willen behalen; en niet onbelangrijk, dat willen ze samen doen. Dat doen de deelnemende teams voorafgaand aan deze races, een team samenstellen van mensen dat samen een combinatie van kwaliteiten bezit waarmee de boot zo hard mogelijk de juiste richting in kan varen.

In het bedrijfsleven kennen we natuurlijk ook de uitgebreide selectieprocedures, ronde na ronde om die stapel met curriculum vitaes terug te dringen. Maar we dienen daarin juist ook mensen te vinden die compatible zijn met het bedrijf, die samen hetzelfde doel willen bereiken, mensen die het bedrijf willen laten groeien. Dus voor uw (management) teams, zorg voor een team van mensen dat complementair is en samen het bedrijf wilt laten groeien, een club van geniale individuen kan leuk zijn, maar soms ook niet.

2 Verdeel verantwoordelijkheden

Binnen de teams van deze boten is de verantwoordelijkheid heel duidelijk verdeeld. De voordekker zorgt dat op de punt van de boot alles goed gaat, de trimmer zorgt dat de zeilen de maximale boat speed garanderen, de tacticus bepaald de beste koers gezien de omgeving, etcetera. Hierin zijn de teamleden afrekenbaar op de resultaten in hun gebied. Stuurt u de boot op een klif? Dan bent u verantwoordelijk.

In het bedrijfsleven moeten we hier ook rekening mee houden, in plaats van dat we iedereen overal een beetje verantwoordelijk voor maken, is het belangrijk om mensen uit ons team ‘accountable’ te maken. Afrekenbaar op de prestaties waar zij verantwoordelijk voor zijn. Wanneer dat specifieke onderdeel niet loopt, kunnen deze personen daarop aangesproken worden en kan het gericht verbeterd worden.

3 Zorg voor goed materiaal

Los van de mensen hebben zeilers goed materiaal nodig. Het beste zeilteam ter wereld zal de VOR niet kunnen winnen op een verlepte boot. Sterker nog, het zal ze in groot gevaar brengen. Met slecht materiaal de wereld over zeilen, zeker in zwaar weer, is vragen om ongelukken.

Voor ons in de kantoortuinen is dat niet anders. Ik kan me niet meer voorstellen om in Windows 95 mijn werk te moeten doen en de projector aan te moeten zwengelen om een presentatie te geven. Wanneer we onze mensen met slecht of oud materiaal laten werken (tegenwoordig vaak ICT systemen en apparatuur) zal de kwaliteit van hun werk daaronder lijden.

4 Train, raak en blijf ingespeeld op elkaar

Misschien kent u het gezegde ‘ships and man rot in port’? Dat betekend dat stilstand achteruitgang is. In rustige tijden is het belangrijk te trainen, het team aan elkaar laten wennen, op elkaar laten afstemmen en synchroniseren. Maar ook de afstemming van het team met het materiaal moet continue doorgang vinden, wanneer dit stilstaat, verschuift de focus en raken mens en boot van elkaar vervreemd.

Wanneer we met onze teams nooit uitvaren en spannende projecten uitvoeren of trainen zal dit hetzelfde effect hebben. Nooit een spannend project, nooit een bijzondere situatie, nooit de drang om als een team te presteren? Dan zal uw team van elkaar vervreemd raken en wanneer de nood hoog is niet weten hoe ze de situatie samen kunnen tackelen.

5 Bepaal een duidelijke koers

Wanneer een zeiltocht begint, moet het team drie dingen weten. Waar zijn we? Waar gaan we naartoe? En wat zijn de omstandigheden onderweg. Hele simpele vragen, wanneer deze niet duidelijk zijn kunnen er verschillende dingen mis gaan aan boord. Zo bedenkt iedereen voor zich wat het doel is, en plant naar gelang (dus allemaal verschillend), waardoor alle activiteiten en inzet ongesynchroniseerd wordt ingezet.

Dit zijn dan ook drie essentiële onderdelen van bedrijfsvoering die grote gevolgen kunnen hebben wanneer ze vergeten worden. Deze richtinggevende componenten verzorgen namelijk dat uw team niet over elkaar struikelt in verschillende richtingen maar dat men weet welke kant ze op moeten werken.

6 Evalueer uw voortgang continu

Op weg van punt A naar punt B kan er veel gebeuren. De wind kan draaien, de temperatuur kan veranderen, de concurrentie kan acties ondernemen, kortom er kan van alles gebeuren wat invloed kan hebben op de gekozen koers. Daarom is het belangrijk om tijdens het varen te kunnen bijsturen aan de hand van live informatie vanuit verschillende bronnen.

In de richting van een bedrijf betekend dit dat u altijd moet weten waar u bent ten opzichte van het doel. Reken daarin vooruit, anticipeer, maak prognoses, haal uw ‘weerberichten’ binnen, stel plannen bij. U wordt dan niet overvallen door veranderende omstandigheden, maar kunt u er juist uw voordeel mee doen. Daarnaast, als u onverhoopt hulp van buiten nodig heeft, begint u niets als u niet weet waar u bent.

7 De schipper is eindverantwoordelijk

In het zeilen is de schipper altijd eindverantwoordelijk. Hij/zij creëert de situatie voor het team zodat zij kunnen presteren en winnen. Hij/zij is het aanspreekpunt voor de (externe) stakeholders en is de laatste om het schip te verlaten wanneer het ten onder zou gaan.

Wanneer we kijken naar het bedrijfsleven zien we daar vaak een complexere omgeving dan aan boord, de vraag is alleen in hoeverre maken we deze omgeving zelf complex. Kunnen we het niet simpeler en bestuurbaarder maken? Kunnen we de omgeving zo maken dat ons team optimaal kan presteren en de bedrijfsperformance op z’n best is?

8 Op kantoor heeft u het zo slecht nog niet

Hoewel zeilen een fantastische sport is, kunt u zo kijkend naar de Volvo Ocean Race zeilers concluderen dat we het in het bedrijfsleven zo slecht nog niet hebben. Bijvoorbeeld omdat zeilen geen rendement brengt. Zeilen wordt ook weleens omschreven als de kunst van het heel langzaam nergens naartoe gaan tegen enorme kosten. Hoewel je kan betwisten of deze boten langzaam gaan zijn de kosten wel immens. Ook lijkt de Arbo dienst duidelijk een oogje toe te knijpen als het gaat om de zeilers van de VOR. Er zijn geen stoelen, zeker geen ergonomische. Er bestaat geen privacy aan boord, en hygiënisch is ook niet een term vaak wordt gebruikt om VOR zeilen te omschrijven. Tot slot wordt u doorgaans minder nat op kantoor, en meestal is het thuisfront ook niet duizenden zeemijlen van u verwijderd.